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Entro l’11 dicembre 2023 la normativa antiriciclaggio impone a tutte le società, associazioni, fondazioni ed ai trust la comunicazione telematica dei “titolari effettivi” al Registro delle Imprese.

A chi si applica l’obbligo di comunicazione telematica dei titolari effettivi?

L’obbligo di comunicazione telematica dei titolari effettivi riguarda tutte le società di capitali (Spa, Srl, cooperative) alle altre persone giuridiche private (associazioni, fondazioni) ed ai trust.

Quando va fatta la comunicazione dei titolari effettivi?

Per le società, associazioni, fondazioni ed i trust già costituiti e non cancellati dai registri alla data del 9 ottobre 2023, la comunicazione deve essere inviata entro l’11 dicembre 2023.

Per le società, associazioni, fondazioni ed i trust costituiti successivamente all’11 dicembre 2023 la comunicazione dei titolari effettivi deve essere effettuata entro 30 giorni dall’iscrizione.

Inoltre, entro 12 mesi dalla prima comunicazione o dall’ultima variazione o conferma, occorrerà annualmente confermare i dati comunicati; per le società obbligate alla redazione del bilancio, la conferma avverrà in sede di deposito del bilancio d’esercizio.

Chi deve effettuare la comunicazione dei titolari effettivi?

L’obbligo di comunicazione ricade sulla società, non sul socio, ed in particolare sul legale rappresentante della società.

In caso di inerzia degli amministratori, devono provvedere i sindaci alla comunicazione.

La pratica può essere depositata da un professionista, ma il modello deve essere firmato digitalmente dal legale rappresentante della società; che deve pertanto essere dotato di firma digitale.

Chi sono i titolari effettivi?

I titolari effettivi sono le persone fisiche (solo ed esclusivamente persone fisiche) che:

• detengono in proprietà (diretta o indiretta tramite società controllate, fiduciarie o per interposta persona) una quota superiore al 25% del capitale di società
• Se nella compagine sociale non ci sono soci-persone fisiche con quote superiori al 25%, occorre individuare la persona fisica che detiene il controllo dei voti nell’assemblea ordinaria o che esercita un’influenza dominante per particolari vincoli contrattuali
• Se non è neppure individuabile un socio “di controllo”, si applica il criterio “residuale” e va individuato quale titolare effettivo la o le persone fisiche che detengono i poteri di rappresentanza legale (gli amministratori)

In presenza di gruppi societari l’individuazione si fa più complicata tanto più è articolata risulta la struttura societaria. In tali casi occorre procedere con la redazione di una accurata ed aggiornata struttura societaria.

Si procede pertanto ad individuare per ogni livello le percentuali di titolarità, procedendo fino ad individuare la prima persona fisica. Ad esempio, il socio persona fisica che detiene il 50% delle quote di una holding che a sua volta detiene il 30% delle quote della società XX srl non è un titolare effettivo, in quanto la sua titolarità nella società XX SRL è del 15% (il 50% del 30%).

Attenzione fanno sommate tutte le posizioni, pertanto se lo stesso soggetto di cui al punito precedente detenesse una quota nella stessa società XX srl attraverso un mandato fiduciario del 20% diverrebbe titolare effettivo in quanto detentore di una quota del 35% (20% + 15%).

Per le fondazioni/associazioni, i titolari effettivi sono i fondatori (se in vita), i beneficiari se individuati o individuabili e i titolari dei poteri di rappresentanza, direzione e amministrazione; 

Per i Trust i titolari effettivi sono il disponente, il trustee, il beneficiario, il guardiano e tutte le persone fisiche che esercitano un controllo sul trust o sui beni conferiti al trust.

Quali dati vengono comunicati al registro dei titolari effettivi?

La comunicazione al registro dei titolari effettivi contiene i seguenti dati delle persone fisiche indicate come titolare effettivo:

nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza anagrafica e domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica, codice fiscale e la cittadinanza 

l’entità della partecipazione al capitale dell’ente ove il titolare effettivo non sia individuato in forza dell’entità della partecipazione di cui al punto precedente, le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente qualora il titolare effettivo si sia qualificato come controinteressato all’accesso: un indirizzo di posta elettronica PEC 

Cosa succede se un socio ha schermato la sua quota attraverso una società fiduciaria?

L’amministratore ha l’obbligo di chiedere ai soci, anche detentori di quote inferiori al 25%, chi siano i titolari effettivi anche qualora il socio sia una società fiduciaria; l’obbligo di iscrizione sul “registro” del titolare effettivo spetta esclusivamente all’amministratore.

La fiduciaria, se e solo se, autorizzata dal fiduciante comunica il titolare o i titolari del mandato all’amministratore. Se l’amministratore non sarà in grado di reperire il nominativo del titolare effettivo della partecipazione schermata non potrà fare la relativa comunicazione al registro con la conseguenza sul socio dell’inibizione alla partecipazione delle decisioni assembleari e per la società della sanzione amministrativa.

Il fiduciante potrà richiedere all’amministratore di inserire lo stesso, in sede di registrazione del titolare effettivo, come soggetto controinteressato inserendo la PEC dello stesso in modo da dargli la possibilità di opporsi all’accesso da parte di soggetti non aventi diritto all’accesso al dato.

Chi ha accesso al registro dei titolari effettivi?

Le Autorità e i destinatari degli obblighi antiriciclaggio (e.g., banche, professionisti, etc.) hanno accesso integrale al registro dei titolari effettivi rispettivamente nel perseguimento dei propri fini istituzionali e a supporto degli adempimenti di adeguata verifica della clientela (artt. 5 e 6, D.M. 55/2022).

L’accesso da parte di altri soggetti è, invece, subordinato a condizioni e limitazioni ed è congegnato in modo tale da garantire la tutela di titolari effettivi particolarmente meritevoli di protezione (art. 7, D.M. 55/2022).

Quali dati è possibile consultare sul registro dei titolari effettivi?

Per le Autorità e per i Soggetti Obbligati l’accesso è libero e le informazioni accessibili sono tutte quelle comunicate al Registro delle Imprese sia alla Sezione Autonoma (imprese e persone giuridiche private) sia alla Sezione Speciale (trust e istituti giuridici affini).

Per l’accesso alle informazioni contenute nella Sezione Autonoma da parte del pubblico è previsto che le informazioni sul titolare effettivo visibili siano limitate a:

• nome e cognome;
• mese e anno di nascita,
• paese di residenza;
• cittadinanza;
• condizioni da cui deriva lo status di titolare effettivo.

È quindi escluso per il pubblico l’accesso al giorno di nascita, al luogo di nascita, al codice fiscale e al comune di residenza o domicilio.

Come è possibile limitare e controllare l’accesso ai nominativi dei titolari effettivi?

I portatori di particolari interessi possono indicare l’esistenza di un controinteressato alla diffusione del nominativo del titolare effettivo con la possibilità di inserire sul “registro dei titolari effettivi” la PEC del controinteressato al quale sarà data la possibilità di fare opposizione alla richiesta di accesso al dato.

Il legislatore ha individuato alcuni interessi particolari meritevoli di tutela quali la minore età del titolare effettivo, il rischio di frode, rapimento, ricatto, ma deve considerarsi solo una elencazione non esaustiva.

Qualora nella comunicazione ex art. 3 del DM di popolamento del registro sia presente l’indicazione di un titolare effettivo controinteressato all’accesso:

1. la Camera di commercio territorialmente competente trasmette la richiesta di accesso al controinteressato via PEC;
2. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, il controinteressato all’accesso può trasmettere una motivata opposizione;
3. La Camera di commercio valuta caso per caso le circostanze eccezionali, previste all’art. 21del Decreto, e rappresentate dal controinteressato, che giustificano in tutto o in parte il diniego dell’accesso, anche alla luce del principio di proporzionalità tra il rischio paventato e l’interesse all’accesso;
4. L’accesso può essere escluso in tutto o in parte all’esito della valutazione della Camera di commercio territorialmente competente;
5. Il diniego motivato dell’accesso è comunicato al richiedente, a mezzo PEC, entro venti giorni dalla richiesta di accesso. 
6. In mancanza di comunicazione entro il predetto termine l’accesso si intende respinto.

Il soggetto che si vede negato l’accesso può presentare ricorso. 

Quali sono le sanzioni in caso di mancata comunicazione dei titolari effettivi?

L’omissione della comunicazione comporta l’applicazione, da parte della Camera di Commercio, della sanzione amministrativa da 103 euro a 1.032 euro per ciascun amministratore e sindaco, con riduzione della sanzione a 1/3 in caso di ritardo non superiore a 30 giorni.

Inoltre, se un socio si rifiuta di fornire agli amministratori le informazioni per l’individuazione del titolare effettivo, questi non potrà temporaneamente esercitare il diritto di voto nelle assemblee;

In fine, sono previste responsabilità penali in caso di comunicazioni false.

La normativa prevede una specifica procedura riservata ai trust e strumenti giuridici affini. Non è chiara la normativa relativamente alle società fiduciarie a causa della confusione creata dalla circolare emanata Unioncamere che erroneamente equipara il mandato fiduciario al Trust mentre solo i mandati di tipo romanistico possono essere a queto equiparati mentre quelli di tipo germanistico (la quasi totalità dei mandati stipulati in Italia) non sono equiparabili al Trust.

Mentre con l’intestazione romanistica vi è il trasferimento della proprietà piena ed incondizionata dei beni dal fiduciante al fiduciario (come avviene nel trust), con quella germanistica vi è solo il passaggio della legittimazione ad esercitare i diritti propri del proprietario da parte del fiduciario senza, però, che vi sia il passaggio di mano anche della titolarità dei beni.